Pular para o conteúdo 
E se bastasse uma automação para recuperar centenas de euros por mês?
Muitas pequenas empresas sentem que estão constantemente a apagar fogos.
Há sempre um email por responder, um cliente para lembrar de pagar, uma tarefa repetida que rouba tempo todos os dias. E, com equipas pequenas, cada hora conta.
Agora imagine isto: em vez de perder tempo a enviar lembretes de pagamento, esse processo acontece de forma automática.
O cliente recebe uma notificação simpática, paga a tempo, e a sua empresa evita faturas em atraso e horas perdidas em cobranças.
O cliente recebe uma notificação simpática, paga a tempo, e a sua empresa evita faturas em atraso e horas perdidas em cobranças.
Este é um exemplo simples, mas muito eficaz, de como começar a automatizar pode fazer a diferença desde o primeiro mês.
Não estamos a falar de sistemas caros ou complexos. Estamos a falar de dar os primeiros passos com clareza, foco e impacto.
Neste guia, mostramos-lhe por onde começar, o que faz mais sentido automatizar primeiro e como pequenas mudanças podem gerar um impacto gigante numa empresa pequena.
Porque faz sentido automatizar
Atualmente, automatizar não é só uma questão de tecnologia.
Começar a automatizar uma empresa pequena até pode, à partida, parecer um passo técnico, mas é uma decisão estratégica. É o ponto de viragem entre uma gestão sufocada por tarefas repetitivas e uma operação mais leve, escalável e focada no que realmente importa.
Se ainda não sabe por onde começar a automatizar, estes são os motivos que tornam esse caminho não só lógico, mas urgente:
Aumentar a Eficiência Operacional
Quando decide começar a automatizar, a sua empresa ganha velocidade.
A automação permite executar tarefas em segundos que, manualmente, levariam horas. Desde o envio de faturas à organização de leads, o que antes podia ser demorado e sujeito a erros passa a ser quase instantâneo e sem intervenção humana.
Reduzir Custos
Automatizar também significa gastar menos e evitar perdas.
Pequenas empresas que optam por automatizar processos mais cedo conseguem poupar recursos logo nos primeiros meses, muitas vezes com soluções simples e acessíveis.
Se quer ter uma noção do custo real das tarefas, leia este artigo onde listamos 10 automações e o dinheiro que pode poupar com cada uma.
Mais Precisão
Quando tudo depende da memória ou da atenção humana, o risco de falhar aumenta.
Quando começa a automatizar, a sua empresa passa a executar tarefas sempre da mesma forma, com consistência.
Na prática, isto significa que:
- Há menos erros humanos;
- Há mais rapidez nos processos;
- Há mais garantias de que a sua empresa opera dentro da lei.
Mais Foco na Estratégia
A empresa cresce tanto quando o seu CEO e a sua equipa. Por isso, é importante ter tempo para pensar.
Começar a automatizar também é começar a libertar tempo para pensar no futuro. O CEO e a equipa deixam de estar presos ao “urgente” e podem focar-se em inovação, planeamento e melhoria contínua. É aqui que se criam oportunidades de crescimento.
Mais Satisfação do Cliente e da Equipa
Quando os processos são rápidos e fiáveis, os clientes sentem-se mais bem atendidos.
E a equipa também agradece. Ninguém gosta de fazer sempre as mesmas tarefas aborrecidas ou de ter que lidar com clientes insatisfeitos por algo que facilmente não aconteceria com processos automáticos.
A automação melhora a experiência dos dois lados.
Como Começar a Automatizar
A pergunta mais comum nas pequenas empresas não é “vale a pena?”, mas sim “por onde começar a automatizar?”.
E a resposta não é automatizar tudo de uma vez: é escolher bem o que vai ser automatizado primeiro.
A melhor forma de começar a automatizar é identificar os processos certos: aqueles que consomem tempo, causam erros ou afetam diretamente os resultados.
Estes estão os cinco critérios principais que aplicamos na Apollotec para ajudar os nossos clientes a tomar a sua decisão.
1. Tarefas Repetitivas
É quase certo que há tarefas que está a repetir todos os dias, da mesma forma, possivelmente à mesma hora.
Alguns exemplos que vemos todos os dias:
- Envio de faturas;
- Respostas a emails padrão (por exemplo, envio de candidaturas espontâneas);
- Agendamento de reuniões;
- Atualização de métricas;
- Atualização de stock.
Numa empresa pequena, onde cada pessoa e cada minuto contam, automatizar processos como este vai ajudar a libertar tempo e dinheiro, além de reduzirem o cansaço de toda a equipa.
2. Tarefas Propensas a Erros
Já aconteceu chegar ao final do trimestre ou do ano e as contas não batem certo?
É mais comum que o que pensa. E é, normalmente, o resultado de falhas humanas.
A reconciliação de contas, gestão de stock ou introdução manual de dados são tarefas críticas e onde é urgente que cada vírgula bata certo.
Portanto, é urgente começar a automatizar estes processos para evitar passar horas a tentar descobrir o que aconteceu com os euros ou o stock em falta.
3. Tarefas de Alto Volume
Recebe muitos pedidos de orçamento ou esclarecimentos? Se sim, é possível que esteja a usar respostas padronizadas para responder (até porque as questões são muito similares).
Sempre que isto acontece, está perante uma tarefa de alto volum que pode ser automatizada facilmente.
O alto volume não pode ser sinónimo de atrasos aos clientes.
A HubSpot tem um artigo onde se pode ler que o tempo médio de resposta é de 42h. Se assim é, sempre que a sua empresa consegue dar uma reposta mais rápida está a aumentar as oportunidades de conversão.
Se começar a automatizar este processo, não só terá um tempo de resposta muito mais rápid como vai conseguir criar escala sem depender de mais pessoas.
4. Gargalos Operacionais
Alguns processos atrasam toda a operação.
Um exemplo clássico são as aprovações demoradas que impedem o envio de propostas.
Se estes bloqueios acontecem com frequência, vale a pena questionar-se “o que é que nesta tarefa poderia ser automatizado?”.
É este tipo de pensamento estratégico que muitas vezes começa a fazer a diferença numa empresa.
5. Tarefas de Impacto Direto
Quando algo afeta diretamente o cliente (como o onboarding, o suporte ou o envio de atualizações) e a experiência dele, faz sentido pensar no que é possível automatizar.
Tudo o que a sua empresa apode fazer para melhorar a experiência e reduzir falhas são considerados pontos críticos. E para quem quer crescer com consistência, estas são as melhores automações para começar.
É importante pensar:
- O que é que neste momento está a falhar na empresa que tem um impacto direto na faturação?
- E na satisfação do cliente?
- E na satisfação dos colaboradores?
Conclusão
Começar a automatizar a empresa não é um tudo ou nada. É uma construção.
E para uma empresa pequena, é mais sobre clareza do que sobre tecnologia.
A chave está em saber priorizar: identificar os processos que consomem mais tempo, que causam mais erros ou que têm mais impacto.
Não é preciso (nem recomendado) automatizar tudo de uma vez.
O importante é começar a automatizar de forma estratégica, porque é assim que vai começar a ver resultados.
Pequenas mudanças bem aplicadas têm o poder de transformar o dia a dia da sua empresa.
E se não sabe quais as melhores automações para aplicar primeiro, ou precisa de ajuda para implementar com segurança, agende uma reunião com um dos nossos especialistas. Em 30 minutos mostramos-lhe o que faz mais sentido para si e como aplicar de forma simples.
FAQ'S
Porque é que faz sentido automatizar uma empresa pequena?
Automatizar permite ganhar eficiência, reduzir custos, aumentar a precisão dos processos e libertar tempo para a estratégia e inovação, mesmo com recursos limitados.
Quais são os primeiros processos que devo automatizar?
Deve começar por tarefas repetitivas, propensas a erros, com alto volume, que causam gargalos operacionais ou têm impacto direto na experiência do cliente.
É necessário investir muito para começar a automatizar?
Não. Muitas automações podem ser implementadas com ferramentas acessíveis e começam a gerar retorno logo nos primeiros meses.
Como saber se uma tarefa pode ser automatizada?
Se a tarefa consome muito tempo, repete-se frequentemente, ou causa erros ou atrasos, é uma boa candidata para automação.
A automação vai substituir pessoas na empresa?
Não necessariamente. O objetivo é libertar a equipa de tarefas rotineiras para que se possa focar em atividades mais estratégicas e criativas.
Por onde devo começar se não tenho experiência técnica?
Pode começar por identificar tarefas simples e procurar ferramentas com integrações automáticas. Também pode agendar uma reunião com um especialista para obter orientação personalizada.
