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Há tarefas que se repetem todos os dias, de forma tão automática, que já nem repara no tempo que roubam.
Responder a emails, atualizar ficheiros, copiar dados entre ferramentas, criar pastas, enviar lembretes.
Tudo isto parece pequeno até somar o tempo que consome à escala de uma semana, de um mês ou de um ano.
A verdade é que muitas dessas tarefas já podem ser automatizadas. E, quando são, libertam tempo. Não só tempo para produzir mais, mas para pensar melhor.
Para tomar decisões com mais dados e menos stress. Para criar impacto, em vez de apagar fogos.
A automação para empresas não é apenas uma questão de eficiência, mas de crescimento.
Reduz erros, aumenta a consistência e dá espaço às pessoas para se focarem no que realmente faz a diferença.
Neste artigo, mostramos-lhe as 10 automações essenciais que qualquer empresa devia considerar.
Automação de Lembrete de Pagamento Automático
Para garantir fluxo de caixa sem esforço.
Evitar esquecimentos, atrasos e constrangimentos nas cobranças devia ser uma prioridade. Mas nem sempre é fácil quando a tarefa depende de ações manuais e da memória da equipa.
Com esta automação, esse problema desaparece.
Todos os dias, a ferramenta percorre as faturas em dívida.
Se alguma estiver perto da data de vencimento, é enviado automaticamente um email personalizado ao cliente.
Se a fatura já estiver vencida, o sistema envia um novo lembrete, desta vez com email e SMS, e alerta o gestor de conta.
Tudo isto sem uma única intervenção manual.
Como funciona esta automação na prática
- A automação corre diariamente;
- Analisa todas as faturas e toma decisões com base na data de vencimento;
- Se a fatura estiver quase a vencer ➡️ envia um lembrete;
- Se já estiver vencida ➡️ envia um lembrete mais urgente e alerta o gestor;
- Se não for preciso agir ➡️ termina a tarefa e segue para a próxima.
Poupança para a empresa
| Execuções por Mês | Tempo por Tarefa | Tempo Perdido Mensalmente | Tempo Perdido Anualmente |
|---|---|---|---|
| 50 faturas | 6 minutos | 5 horas | 60 horas |
| 100 faturas | 6 minutos | 10 horas | 120 horas |
| 500 faturas | 6 minutos | 50 horas | 600 horas |
👉 Exemplo prático: Se estiver a executar esta tarefa 100 vezes por mês, está a desperdiçar cerca de 1800€/ano em tempo e recursos*.
*Valor estimado com base num custo médio de 15€/hora (pode englobar custos de salários, prémios, estrutura, etc.)
Automação de Onboarding de Cliente
Cada novo cliente é uma oportunidade.
Mas também é uma tarefa repetitiva: enviar o email de boas-vindas, explicar os próximos passos, partilhar links, documentos, prazos.
Quando esse processo é manual, há sempre margem para esquecimentos ou atrasos.
Com a automação certa, isso deixa de acontecer.
A partir do momento em que um negócio é marcado como “ganho” no CRM, o sistema verifica se o cliente já fez compras anteriores.
Se for a primeira vez, é enviado um email de onboarding, totalmente personalizado, com toda a informação necessária para começar a relação com o pé direito.
Como funciona esta automação na prática
- Um negócio é marcado como ganho no CRM;
- A automação verifica se o cliente já tem outros negócios anteriores;
- Se não tiver, envia um email de boas-vindas com toda a informação necessária;
- Se já for cliente, não envia nada e a tarefa termina automaticamente.
Poupança para a empresa
| Execuções por Mês | Tempo por Tarefa | Tempo Perdido Mensalmente | Tempo Perdido Anualmente |
|---|---|---|---|
| 10 | 15 minutos | 2:30 horas | 30 horas |
| 20 | 15 minutos | 5 horas | 60 horas |
| 30 | 15 minutos | 7:30 horas | 90 horas |
👉 Exemplo prático: Se receber 20 novos clientes por mês, está a desperdiçar cerca de 300€/ano em tempo e recursos*.
*Valor estimado com base num custo médio de 15€/hora (pode englobar custos de salários, prémios, estrutura, etc.)
Automação de Setup de Cliente Automático na Drive através de CRM
Criar pastas manualmente é daquelas tarefas pequenas que, feitas muitas vezes, consomem mais tempo do que se imagina.
E, pior: estão sujeitas a erros, esquecimentos ou duplicações.
Com esta automação, isso deixa de ser um problema.
Assim que um campo é atualizado no CRM (por exemplo, quando um negócio muda para “ganho”), a automação verifica se já existe uma pasta associada ao cliente na Drive.
Se não existir, cria automaticamente uma nova pasta no local certo sem que ninguém tenha de lá ir.
Tudo fica organizado, atualizado e sem falhas.
Como funciona esta automação na prática
- Um campo é atualizado no CRM;
- A automação verifica se já existe uma pasta na Drive;
- Se não existir, localiza a pasta principal e cria a nova pasta automaticamente;
- Se já existir, termina a tarefa. Sem esforço, sem erros.
Esta integração entre CRM e Drive pode ser feita com ferramentas como o Zapier, Make ou n8n e funciona com quase todos os CRMs e sistemas cloud.
Poupança para a empresa
| Execuções por Mês | Tempo por Tarefa | Tempo Perdido Mensalmente | Tempo Perdido Anualmente |
|---|---|---|---|
| 50 | 3 minutos | 2:30 horas | 30 horas |
| 100 | 3 minutos | 5 horas | 60 horas |
| 500 | 3 minutos | 25 horas | 300 horas |
👉 Exemplo prático: Se executar esta tarefa 100 vezes por mês, está a desperdiçar cerca de 900€/ano em tempo e recursos*.
*Valor estimado com base num custo médio de 15€/hora (pode englobar custos de salários, prémios, estrutura, etc.).
Automação de Gestão de Férias de Colaboradores
Gerir férias parece simples. Mas entre emails, mensagens, folhas de Excel e aprovações que se perdem, é fácil gerar confusão ou até conflitos entre datas.
Com uma automação bem montada, tudo isto pode ser resolvido com clareza, rapidez e sem tarefas repetitivas.
Assim que um colaborador preenche o formulário de pedido de férias, o sistema regista automaticamente a informação, verifica conflitos (se aplicável) e envia o pedido para aprovação.
Após validação, a equipa é notificada, a agenda é atualizada e o colaborador recebe confirmação. Tudo sem intervenção manual.
Como funciona esta automação na prática
- O colaborador preenche um formulário de férias;
- O pedido é enviado automaticamente para aprovação;
- Se for aprovado, é enviado um email de confirmação e atualizado o registo de ausências;
- Se for rejeitado, é enviado um email com as instruções para reagendar.
Poupança para a empresa
| Execuções por Mês | Tempo por Tarefa | Tempo Perdido Mensalmente | Tempo Perdido Anualmente |
|---|---|---|---|
| 5 | 10 minutos | 50 minutos | 10 horas |
| 10 | 10 minutos | 1:40 horas | 20 horas |
| 20 | 10 minutos | 3:20 horas | 40 horas |
👉 Exemplo prático: Se receber 20 pedidos de férias por mês, está a desperdiçar cerca de 300€/ano em tempo e recursos*.
*Valor estimado com base num custo médio de 15€/hora (pode englobar custos de salários, prémios, estrutura, etc.).
Automação de Onboarding e OIffboarding de Colaboradores
Sempre que entra ou sai alguém da empresa, há dezenas de pequenas tarefas a cumprir: criar ou remover acessos, enviar emails de boas-vindas ou despedida, partilhar documentos, preparar contratos, atualizar bases de dados.
O problema? Quando é feito manualmente, o processo consome demasiado tempo e é muito fácil algum pormenor ficar esquecido, o que põe em risco dados sensíveis da sua empresa.
Com esta automação na sua empresa, tudo isto pode acontecer de forma segura, rápida e consistente, desde o primeiro dia até ao último.
Como funciona esta automação na prática
- Quando o colaborador é registado ou removido do sistema, a automação é ativada;
- No onboarding, cria acessos, envia o kit de boas-vindas e agenda emails com os primeiros passos;
- No offboarding, remove acessos, arquiva documentos e envia um email de saída com agradecimento ou instruções finais;
- Tudo fica documentado, com notificações automáticas para RH e IT.
Poupança para a empresa
| Execuções por Mês | Tempo por Tarefa | Tempo Perdido Mensalmente | Tempo Perdido Anualmente |
|---|---|---|---|
| 5 | 30 minutos | 2:30 horas | 30 horas |
| 10 | 30 minutos | 5 horas | 60 horas |
| 20 | 30 minutos | 10 horas | 120 horas |
👉 Exemplo prático: Se contratar ou despedir colaboradores 10 vezes por mês, está a desperdiçar cerca de 900€/ano em tempo e recursos*.
*Valor estimado com base num custo médio de 15€/hora (pode englobar custos de salários, prémios, estrutura, etc.).
Automação de Criação de Propostas Comerciais
Para criar, enviar e acompanhar com o mínimo de esforço, sem perder o cliente.
Criar propostas pode ser uma das tarefas mais críticas (e demoradas) de qualquer processo comercial.
Copiar dados, preencher modelos, validar preços, exportar PDFs, anexar e enviar. Tudo isto ocupa tempo valioso e está sujeito a erros.
Com uma automação bem afinada, consegue gerar, personalizar e enviar propostas em poucos segundos com dados atualizados e aparência profissional.
Como funciona esta automação na prática
- Quando uma oportunidade atinge uma determinada fase no CRM (exemplo: “pedido de proposta”), a automação é acionada;
- Os dados do cliente e do projeto são puxados automaticamente do CRM;
- A proposta é gerada num modelo predefinido (PDF, Google Docs ou outro);
- O documento é enviado por email ao cliente e o responsável comercial recebe uma notificação para acompanhamento.
Assim, garante o envio de propostas a tempo e horas, sem erros e com maior garantias de fecho.
Poupança para a empresa
| Execuções por Mês | Tempo por Tarefa | Tempo Perdido Mensalmente | Tempo Perdido Anualmente |
|---|---|---|---|
| 10 | 20 minutos | 3:20 horas | 40 horas |
| 20 | 20 minutos | 6:40 horas | 80 horas |
| 30 | 20 minutos | 10 horas | 120 horas |
👉 Exemplo prático: Se enviar 20 propostas por mês, pode estar a desperdiçar cerca de 1.200€/ano em tempo e recursos*.
*Valor estimado com base num custo médio de 15€/hora (pode englobar custos de salários, prémios, estrutura, etc.).
Automação de Gestão de Stock
Para evitar ruturas e excesso de inventário com alertas automáticos.
Gerir stock à mão é receita certa para o caos.
Ou faltam produtos no momento errado, ou há mercadoria parada que ocupa espaço e bloqueia capital.
E, no meio disso, perde-se tempo em tarefas como contar unidades, atualizar folhas de cálculo ou enviar emails internos.
A boa notícia é que tudo isto pode ser automatizado.
Com uma automação bem estruturada, o sistema acompanha o stock em tempo real, envia alertas sempre que os níveis ficam abaixo do limite e, se necessário, cria pedidos de reposição automaticamente com base nas regras que definir.
Como funciona esta automação na prática
- O stock é monitorizado continuamente através de integrações com o sistema de vendas ou armazém:
- Quando um produto atinge o limite mínimo, é enviado um alerta automático para o responsável;
- Se quiser configurar esta opção, pode também gerar um pedido de reposição ou aviso ao fornecedor;
- Tudo fica registado e atualizado sem necessidade de intervenção manual.
Poupança para a empresa
| Execuções por Mês | Tempo por Tarefa | Tempo Perdido Mensalmente | Tempo Perdido Anualmente |
|---|---|---|---|
| 20 | 10 minutos | 3:20 horas | 40 horas |
| 50 | 10 minutos | 8:20 horas | 100 horas |
| 100 | 10 minutos | 16:40 horas | 200 horas |
👉 Exemplo prático: Se for necessário fazer 50 atualizações de stock por mês (de diferentes produtos, lojas, marketplaces, etc.), pode estar a desperdiçar cerca de 1.500€/ano em tempo e recursos*.
*Valor estimado com base num custo médio de 15€/hora (pode englobar custos de salários, prémios, estrutura, etc.).
Automação de Engagement de Redes Sociais
Mantenha a sua presença online ativa e nunca deixe ninguém sem resposta.
Publicar nas redes sociais é a parte mais simples. O verdadeiro trabalho vem da gestão de comunidade.
Responder a mensagens, ler comentários ou comentar outros perfis para manter o alcance alto.
Sim, as redes sociais têm a sua ciência e é essencial que não se perca a interação.
É por isso que fazer tudo isto for feito manualmente pode levar a quebra de resultados.
Com automações, é possível manter uma presença ativa, programar publicações, responder a interações básicas e até identificar oportunidades de contacto com leads mais quentes.
Como funciona esta automação na prática
- O conteúdo é criado com antecedência e adicionado a uma ferramenta de agendamento;
- A automação garante a publicação em várias plataformas ao mesmo tempo, nos horários ideais;
- Pode ainda identificar comentários com palavras-chave específicas (ex.: “preço” ou “interessado”) e alertar a equipa comercial;
- Também permite respostas automáticas a perguntas frequentes por DM ou Messenger.
É a maneira mais fácil de garantir que a sua marca continua visível, sem depender da inspiração do momento ou de muito tempo a responder a comentários e mensagens.
Poupança para a empresa
| Execuções por Mês | Tempo por Tarefa | Tempo Perdido Mensalmente | Tempo Perdido Anualmente |
|---|---|---|---|
| 20 | 15 minutos | 5 horas | 60 horas |
| 40 | 15 minutos | 10 horas | 120 horas |
| 60 | 15 minutos | 15 horas | 180 horas |
FAQ'S
O que é automação para empresas?
Automação para empresas é a implementação de sistemas e ferramentas que realizam tarefas repetitivas de forma automática, como envio de emails, criação de pastas, registo de dados ou gestão de stock, permitindo poupar tempo e reduzir erros.
Quais são as automações essenciais para uma empresa?
Automação para empresas é a implementação de sistemas e ferramentas que realizam tarefas repetitivas de forma automática, como envio de emails, criação de pastas, registo de dados ou gestão de stock, permitindo poupar tempo e reduzir erros.
Como a automação pode ajudar na cobrança de faturas?
A automação permite o envio automático de lembretes antes e após o vencimento das faturas, via email e SMS, alertando também o gestor de conta, sem necessidade de ação manual.
Como funciona a automação de onboarding de clientes?
Assim que um negócio é marcado como ganho no CRM, o sistema verifica se é um cliente novo e, se for, envia automaticamente um email com todas as informações para início da relação.
É possível integrar o CRM com Google Drive?
Sim. Pode configurar automações para que, quando um negócio muda de estado no CRM, uma nova pasta seja criada automaticamente na Drive, mantendo tudo organizado e atualizado.
Como a automação melhora o controlo de despesas?
As despesas são automaticamente registadas quando um recibo é recebido por email. O sistema extrai os dados e atualiza a base de dados ou software de gestão, gerando também relatórios mensais.
A automação pode ajudar na gestão de férias?
Sim. Os pedidos de férias são feitos através de formulário, analisados automaticamente e enviados para aprovação. Após validação, o sistema atualiza os registos e notifica todos os envolvidos.
É possível automatizar a criação de propostas comerciais?
Sim. Quando o CRM atinge uma fase específica, os dados são puxados automaticamente, a proposta é gerada com base num modelo e enviada por email ao cliente com notificação ao comercial.
Qual é o impacto financeiro da automação?
Dependendo da tarefa, a automação pode poupar centenas de horas e milhares de euros por ano, ao reduzir tempo gasto manualmente e evitar erros operacionais.
A automação substitui os colaboradores?
Não. A automação liberta os colaboradores de tarefas repetitivas, permitindo que se foquem em atividades estratégicas e criativas que geram mais valor para a empresa.
